Cách mạng công nghiệp 4.0 bùng nổ, việc ứng dụng công nghệ thông tin đang trở thành một xu thế tất yếu. Trong đó, việc sử dụng hóa đơn điện tử cũng chính là ưu tiên hàng đầu của các doanh nghiệp tại Việt Nam. Hóa đơn điện tử giúp doanh nghiệp tiết kiệm được nhiều chi phí, thời gian, dễ dàng quản lý…. Tuy nhiên, khi chuyển đối sang hình thức này, các doanh nghiệp cũng không tránh khỏi một số khó khăn. 

Giới thiệu về hóa đơn điện tử 

Để hiểu rõ hơn về những ưu điểm và hạn chế của hóa đơn điện tử, hãy cùng In Tài Chính tìm hiểu hóa đơn điện tử là gì. 

Hóa đơn điện tử là gì? 

Hóa đơn điện tử (HĐĐT) là công cụ tập hợp các dữ liệu điện tử về mua bán hàng hóa và dịch vụ. Các dữ liệu này sẽ được tạo lập, gửi - nhận, lưu trữ và quản lý bằng phương tiện điện tử. HĐĐT được doanh nghiệp sử dụng hoàn toàn trên hệ thống máy tính của mình. 

Sử dụng hóa đơn điện tử trong doanh nghiệp

Khi chuyển sang sử dụng hóa đơn điện tử, doanh nghiệp phải là đối tượng đã được cấp mã số thuế khi kinh doanh. Các doanh nghiệp cũng cần đảm bảo tuân thủ theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử. 

Đặc điểm của hóa đơn điện tử 

• HĐĐT sẽ được lập và chuyển gửi hoàn toàn qua mạng Internet dưới dạng các tệp tin. Người bán sẽ chuyển hóa đơn đến khách hàng qua email, tài khoản trực tuyến… 
• Ký hiệu trên hóa đơn điện tử sẽ kết thúc với ký tự E. Ví dụ như AB/21E.
• Doanh nghiệp sẽ sử dụng chữ ký số trên HĐĐT thay vì ký tay như trên hóa đơn giấy. 
• HĐĐT sẽ không có số liên mà chỉ có một bản điện tử duy nhất.
• Các hóa đơn sẽ được lưu trữ trên hệ thống công cụ của dịch vụ HĐĐT. HĐĐT cũng được lưu ở các công cụ lưu trữ trên máy tính như ổ cứng, tài khoản ICLOUD, USB… 
• Khi sử dụng hóa đơn điện tử, doanh nghiệp cũng dễ dàng tra cứu thông tin. Đối với trường hợp hóa đơn lỗi, doanh nghiệp sẽ dễ dàng điều chỉnh hoặc thay thế hóa đơn theo Thông tư 78 và Nghị định 123 do Bộ Tài Chính ban hành,
• Thông tin HĐĐT được bảo mật bằng hệ thống mã hóa với thời gian lưu trữ lên đến 10 năm kể từ ngày lập hóa đơn. 

Lợi ích vượt trội khi sử dụng hóa đơn điện tử đối với doanh nghiệp 

Từ cuối năm 2019, Chính phủ cũng đã triển khai khuyến khích các tổ chức, doanh nghiệp nhanh chóng áp dụng HĐĐT. Vậy hóa đơn điện tử mang lại lợi ích gì cho doanh nghiệp?

Tiết kiệm thời gian khi sử dụng hóa đơn điện tử

Sử dụng HĐĐT giúp doanh nghiệp giảm đến 70% các bước trong quy trình lập và xuất. Rút ngắn tới 99% khoảng thời gian khách hàng nhận hóa đơn và đảm bảo tiến độ thanh toán sớm. Trong khi trước đây, doanh nghiệp và khách hàng mất khá nhiều thời gian trong quá trình gửi - nhận. Thời gian tìm kiếm, trích lục hóa đơn cũng được rút ngắn.

An toàn, bảo mật 

Sử dụng hóa đơn điện tử đảm bảo an toàn và bảo mật

Thông tin HĐĐT được bảo mật bằng hệ thống mã hóa cùng các biện pháp kỹ thuật số. Do đó, khả năng bảo mật và lưu trữ thông tin sẽ được bảo đảm, tránh tình trạng mất mát, thất lạc hóa đơn. 

Tiết kiệm chi phí so với hóa đơn truyền thống 

HĐĐT còn giảm thiểu tối đa các chi phí như sử dụng dịch vụ in hóa đơn, giấy in, mực in, chi phí chuyển phát nhanh cho khách hàng… 

Một số khó khăn khi sử dụng hóa đơn điện tử

Tuy nhiên, vì đã sử dụng hóa đơn giấy từ trước đến nay, nên khi chuyển sang sử dụng HĐĐT doanh nghiệp không tránh khỏi sai sót và gặp nhiều khó khăn. 

Khó khăn khi giải thích cho khách hàng 

Chúng ta khi nghe đến hóa đơn vẫn nghĩ đó là những chứng từ, đơn phiếu bằng giấy. Cho nên, HĐĐT vẫn là một hình thức khá mới mẻ đối với khách hàng. Doanh nghiệp sẽ thường khó khăn trong việc giải thích cho khách hàng hiểu về mặt pháp lý cũng như lợi ích của loại hóa đơn này. 

Doanh nghiệp khó giải thích cho khách hàng trong việc sử dụng hóa đơn điện tử

Doanh nghiệp ngại thay đổi và đổi mới 

Chuyển đổi sang HĐĐT sẽ đòi hỏi rất nhiều sự thay đổi trong quy trình và hệ thống  làm việc. Khi sử dụng hóa đơn điện tử, doanh nghiệp cũng gặp khó khăn khi triển khai và hướng dẫn nhân sự. Vì vậy mà doanh nghiệp sẽ có sự e dè và ngại đổi mới. 

Cần kỹ thuật hạ tầng ổn định 

Sử dụng hóa đơn điện tử đòi hỏi doanh nghiệp cần có kỹ thuật hạ tầng ổn định

Không phải doanh nghiệp nào cũng có điều kiện kỹ thuật và hệ thống thông tin chất lượng cao. Đối với các doanh nghiệp vừa và nhỏ, hầu như họ khó sẵn sàng đáp ứng về mặt công nghệ thông tin. 

Tổng kết

Dù có nhiều mặt khó khăn, thế nhưng với xu thế chuyển đổi số hiện nay, việc sử dụng hóa đơn điện tử đang trở thành một yêu cầu cần thiết. Đây cũng là công cụ giúp cho các cơ quan tài chính - thuế cũng như Nhà nước dễ quản lý và kiểm soát số liệu và tình hình kinh tế thị trường. Nếu doanh nghiệp đang tìm kiếm dịch vụ hóa đơn điện tử, hãy liên hệ ngay với In Tài Chính theo thông tin bên dưới!

Thông tin liên hệ:

• Website: https://intaichinh.vn/
• Hotline: 0902247588 / (024) 37555045