Hóa đơn điện tử đang dần trở nên phổ biến trong quá trình thao tác chứng từ của các doanh nghiệp. Hiện nay, có khá nhiều doanh nghiệp lựa chọn sử dụng dịch vụ hóa đơn điện tử để hỗ trợ hoạt động kinh doanh của mình. Tuy nhiên vẫn còn nhiều doanh nghiệp sử dụng hình thức hóa đơn giấy. Vậy hai loại hóa đơn này có gì khác biệt và loại nào sẽ tốt cho doanh nghiệp? Với bài viết dưới đây, In Tài Chính sẽ giúp doanh nghiệp hiểu rõ hơn về hai loại hóa đơn này.

Dịch vụ hóa đơn điện tử và hóa đơn giấy

Hóa đơn giấy thông thường 

Các doanh nghiệp vẫn sử dụng hóa giấy thay vì chuyển sang dịch vụ hóa đơn điện tử

Hóa đơn giấy là gì? 

Hóa đơn giấy hay còn được gọi là hóa đơn đỏ. Loại hóa đơn này là những chứng từ được in trên giấy. Hóa đơn giấy bao gồm hóa đơn bán hàng, hóa đơn giá trị gia tăng… Khi sử dụng hóa đơn giấy, doanh nghiệp có thể tự in hoặc đặt mẫu từ các đơn vị in ấn.

Đặc điểm của hóa đơn giấy 

• Với hóa đơn giấy, doanh nghiệp cần phải thực hiện thao tác in ấn. Khi gửi hóa đơn mua bán cho các đối tác, doanh nghiệp sẽ phải gửi bằng cách thủ công hoặc qua đường bưu điện. 
• Thủ tục lưu trữ hóa đơn giấy chiếm nhiều không gian và mất thời gian sắp xếp.
• Khi cần tìm kiếm, tra cứu hóa đơn, nhân sự sẽ khá mất thời gian vì lượng hóa đơn nhiều. 
• Hóa đơn giấy tồn tại khá nhiều rủi ro như dễ thất lạc, mất mát hoặc khó điều chỉnh thông tin trong quá trình vận chuyển và lưu trữ.

Dịch vụ hóa đơn điện tử 

Trong thời đại chuyển đổi số hiện nay, xu thế đòi hỏi các doanh nghiệp dần chuyển sang sử dụng hóa đơn giấy. Hình thức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử cũng bắt đầu phát triển. Dịch vụ này giúp doanh nghiệp tối ưu được thời gian thao tác của bộ phận kế toán. 

Xem thêm: Từ ngày 01/7/2022 Doanh nghiệp bắt buộc phải sử dụng hóa đơn điện tử

Hóa đơn điện tử là gì? 

Hóa đơn điện tử (HĐĐT) là một hình thức được doanh nghiệp sử dụng nhằm thay thế hóa đơn giấy trước đây. Nhìn chung, hóa đơn điện tử giống với hóa đơn giấy trong thao tác lập và ghi nhận hóa đơn theo quy định của Luật Kế toán. Tuy nhiên HĐĐT sẽ được thao tác hoàn toàn dưới dạng điện tử qua internet.

Dịch vụ hóa đơn điện tử 

Khi sử dụng dịch vụ hóa đơn điện tử, các doanh nghiệp, cá nhân kinh doanh sẽ tạo lập chứng từ, ghi nhận thông tin, ký số và ký điện tử theo quy định của Chính phủ và Bộ Tài Chính về giao dịch điện tử.

Đặc điểm của hóa đơn điện tử 

• HĐĐT sẽ được lập và chuyển gửi hoàn toàn qua mạng Internet dưới dạng các tệp tin. Người bán sẽ chuyển hóa đơn đến khách hàng qua email, tài khoản trực tuyến… 

Đặc điểm của dịch vụ hóa đơn điện tử

• Các hóa đơn sẽ được lưu trữ trên hệ thống công cụ của dịch vụ HĐĐT. Việc lưu trữ này sẽ giúp doanh nghiệp giảm thiểu tình trạng mất mát thông tin, chứng từ quan trọng.  
• Khi sử dụng dịch vụ hóa đơn điện tử, doanh nghiệp cũng dễ dàng tra cứu thông tin. 
• Thông tin HĐĐT được bảo mật bằng hệ thống mã hóa cùng các biện pháp kỹ thuật số. 

Điểm khác biệt giữa hóa đơn giấy và điện tử 

Vậy những điểm khác biệt khi sử dụng hóa đơn giấy và dịch vụ hóa đơn điện tử là gì?

Ký hiệu số Serial 

Ký tự cuối cùng trên số serial của hóa đơn giấy là chữ T hoặc P, ví dụ như VC/15P. Hóa đơn điện tử sẽ có ký tự cuối cùng là E, ví dụ: VC/15E.

Chữ ký hóa đơn 

Khi dùng dịch vụ hóa đơn điện tử, kế toán doanh nghiệp sẽ dùng chữ ký số. Chữ ký số sẽ giúp cho quy trình chứng thực, xác nhận thông tin người ký, người đại diện pháp luật trở nên dễ dàng và chính xác. Trong khi hóa đơn giấy hoàn toàn sử dụng chữ ký tay, hình thức ký này dễ xảy ra trường hợp giả mạo.

Hình thức lưu trữ 

Hóa đơn giấy trong quá trình lưu trữ sẽ dễ xảy ra thất lạc và hư hỏng do tài liệu giấy. Với hóa đơn điện tử, dữ liệu chứng từ đều được lưu trữ ở dạng dữ liệu số. Dữ liệu được đảm bảo an toàn và bảo mật trên hệ thống thông tin. 

Cách thức tra cứu 

Hầu như khi thực hiện tra cứu hóa đơn giấy, nhân sự mất khá nhiều thời gian. Do quy trình sắp xếp và số lượng chứng từ khá nhiều. Với dịch vụ hóa đơn điện tử, bạn chỉ cần thao tác đơn giản là tra cứu được thông tin. 

Tra cứu thông tin dễ dàng với hóa đơn điện tử

Nên sử dụng loại hóa đơn nào mới tốt? 

Với những đặc điểm của từng hóa đơn cùng với sự khác biệt giữa hai loại, chúng ta có thể thấy HĐĐT có nhiều ưu điểm và nhiều lợi ích hơn. Được thực hiện trên các phần mềm, hệ thống công nghệ thông tin, HĐĐT cũng giúp doanh nghiệp giảm thiểu được rất nhiều chi phí, thời gian và nhân sự. 

Tổng kết

Từ tháng 07/2022, các doanh nghiệp, hộ KD… phải chuyển sang sử dụng hóa đơn điện tử theo quy định của Chính phủ và Bộ Tài Chính tại Thông tư 78, Nghị định 123. Dịch vụ hóa đơn điện tử hiện nay cũng được cung cấp bởi các nhà cung cấp dịch vụ chuyên nghiệp. Nếu đang tìm kiếm dịch vụ hóa đơn điện tử, doanh nghiệp có thể liên hệ với In Tài Chính theo thông tin bên dưới!

Thông tin liên hệ:

• Website: https://intaichinh.vn/
• Hotline: 0902247588 / (024) 37555045