1. GIẢI ĐÁP TỔNG QUAN VỀ HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ

Hóa đơn điện tử là gì?

Hóa đơn điện tử là tập hợp các thông điệp dữ liệu điện tử về bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ, được khởi tạo, lập, gửi, nhận, lưu trữ và quản lý bằng phương tiện điện tử. Hóa đơn điện tử phải đáp ứng đầy đủ quy định tại Điều 6 Thông tư 32 và Điều 3 Nghị định 119

Ưu điểm của hóa đơn điện tử so với hóa đơn truyền thống?

  • Giảm chi phí phí in ấn, gửi, bảo quản, lưu trữ, khai thác hóa đơn
  • Thuận tiện cho việc hạch toán kế toán, đối chiếu dữ liệu, quản trị kinh doanh của doanh  nghiệp, kê khai, nộp thuế
  • Tăng tính an toàn cho hóa đơn khi điện tử có thể sao chép thành nhiều bản, tránh được các rủi ro, thất lạc, hư hỏng hóa đơn; nếu mất có thẻ yêu cầu cấp lại hóa đơn
  • Quá trình thanh toán nhanh hơn
  • Góp phần bảo vệ môi trường

Hóa đơn điện tử có mấy liên?

Hóa đơn điện tử không có khái niệm liên.

Hóa đơn điện tử có giới hạn số dòng của hàng hóa không?

KHÔNG. Hóa đơn điện tử không giới hạn số dòng, Nếu số dòng vượt quá 1 trang thì hóa đơn được hiểu là hóa đơn nhiều trang.

Hóa đơn điện tử được áp dụng cho các loại hóa đơn nào?

  • Hóa đơn xuất khẩu;
  • Hóa đơn giá trị gia tăng;
  • Hóa đơn bán hàng;
  • Hóa đơn khác gồm: tem, vé, thẻ, phiếu thu tiền bảo hiểm…;
  • Phiếu thu tiền cước vận chuyển hàng không, chứng từ thu cước phí vận tải quốc tế, chứng từ thu phí dịch vụ ngân hàng…, hình thức và nội dung được lạp theo thông lệ quốc tế và các quy định của pháp luật có liên quan

Làm thế nào để phân biệt được Hóa đơn điện tử (được in ra giấy) và Hóa đơn giấy?

  • Căn cứ vào ký hiệu Liên tại Mẫu số hóa đơn. VD: 01GTKT3/001 -> Hóa đơn giấy hoặc 01GTKT0/001 -> Hóa đơn điện tử
  • Căn cứ vào Số Serial, Ký hiệu trên Hóa đơn:
    • Số serial của Hóa đơn điện tử: PP/18E
    • Số serial của Hóa đơn đặt in (giấy): PP/18P
  • Hóa đơn điện tử chuyển đổi ra giấy phải có chữ ” HÓA ĐƠN CHUYỂN ĐỔI TỪ HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ”
  • Chữ ký:
    • Hóa đơn điện tử: Chữ ký số tại mục Thủ trưởng đơn vị hoặc Giám đốc
    • Hóa đơn giấy: Ký tay

Hóa đơn điện tử không yêu cầu in ra thì đối với quy định hàng hóa đi đường phải có hóa đơn đỏ thì phải làm thế nào?

1. Khi kiểm tra hàng hóa lưu thông trên thị trường, đối với trường hợp sử dụng HĐĐT, cơ quan nhà nước có trách nhiệm truy cập Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế để tra cứu thông tin về HĐĐT phục vụ yêu cầu quản lý, không yêu cầu cung cấp hóa đơn giấy.

2. Trường hợp bất khả kháng do sự cố, thiên tai gây ảnh hưởng đến việc truy cập mạng Internet dẫn đến không tra cứu được dữ liệu hóa đơn, nếu:

          Trường hợp người vận chuyển hàng hóa có chứng từ giấy (bản sao bằng giấy không cần ký tên, đóng dấu của người mua, người bán hàng hóa) thì Cơ quan nhà nước đang thực hiện kiểm tra căn cứ chứng từ giấy chuyển từ hóa đơn điện tử để lưu thông hàng hóa và tiếp tục thực hiện tra cứu dữ liệu hóa đơn điện tử tại đầu mối đăng ký với Tổng cục Thuế

2. GIẢI ĐÁP DÀNH CHO DOANH NGHIỆP PHÁT HÀNH HÁO ĐƠN ĐIỆN TỬ (BÊN BÁN HÀNG)

Doanh nghiệp (bên bán) có thể gửi hóa đơn cho Khách hàng của mình bằng những hình thức nào?

Doanh nghiệp có thể gửi Hóa đơn điện tử cho khách hàng của mình:

  • Gửi trên Cổng tiếp nhận hóa đơn của bên phát hành (Web, Portal)
  • Gửi tới địa chỉ email của khách hàng

Với các trường hợp đặc biệt (khách hàng sử dụng nhiều dịch vụ, hàng tháng tiếp nhận nhiều hóa đơn): Gửi tự động đến Tool tiếp nhận hóa đơn hoặc Tích hợp qua Services

Doanh nghiệp (bên bán) có thể vừa phát hành song song hóa đơn điện tử cùng hóa đơn giấy được không?

  • Theo Thông tư 32 thì được dùng song song tuy nhiên theo điều 14 và điều 20 của Nghị định 119 thì:

        Kể từ thời điểm sử dụng hóa đơn điện tử không có mã, có mã của cơ quan thuế, doanh nghiệp phải thực hiện hủy những hóa đơn giấy còn tồn chưa sử dụng (nếu có).

        Tức là chỉ được sử dụng 1 hình thức là HĐĐT hoặc HĐ giấy chứ không được sử dụng song song.

Tuy nhiên do đặc thù của từng Doanh nghiệp (còn nhiều HĐ giấy hoặc đường truyền kém, CKS hết hạn…) có thể làm công văn gửi Cơ quan Thuế để được dùng cả 2 hình thức.

Doanh nghiệp (bên bán) phải lưu trữ hóa đơn điện tử không? Thời hạn lưu trữ là bao nhiêu lâu?

  • Có. Đơn vị phát hành HDDT (bên bán): Lưu trữ tập trung và cung cấp HDDT cho khách hàng bất cứ khi nào (bắt buộc)
  • Khách hàng (bên mua): Có thể lưu 1 bản (không bắt buộc)

Lưu trữ hóa đơn điện tử theo thời hạn quy định của Luật Kế toán (hiện hành là 10 năm)

Nếu khách hàng của chúng tôi muốn tra cứu HĐĐT của các tháng trước, thời gian tối đa mà khách hàng tra cứu HĐĐT?

  • HĐĐT được lưu trữ tối thiểu 10 năm theo quy định. Do đó:
  • Bên mua có thể tra cứu HĐĐT trên website bên bán vào bất kỳ lúc nào trong thời gian này.
  • Tùy thuộc vào bên bán để dữ liệu HĐĐT trên website là thời gian là bao lâu: 06 tháng, 12 tháng, …

Khách hàng có phải thực hiện ký số (ký điện tử) vào hóa đơn điện tử không?

  • Đối với khách hàng là khách hàng cá nhân, khách hàng lẻ, không cần sử dụng hóa đơn điện tử để kê khai thuế thì không cần thiết phải ký điện tử vào hóa đơn điện tử nhận được.
  • Đối với khách hàng là doanh nghiệp, đơn vị kế toán cần sử dụng hóa đơn điện tử để kê khai thuế thì bắt buộc phải ký điện tử vào hóa đơn điện tử nhận được thì hóa đơn mới được coi là hóa đơn điện tử hoàn chỉnh và có tính pháp lý, sử dụng được với cơ quan Thuế.
  • Đối với hóa đơn mua hàng là điện, nước, viễn thông, khách hàng không nhất thiết phải có chữ ký của người mua và dấu của người bán, hóa đơn vẫn được coi là hóa đơn có tính pháp lý, được cơ quan Thuế chấp nhận

Khi nào Bên mua hàng cần Hóa đơn giấy để phục vụ việc lưu trữ chứng từ kế toán phải làm gì?

  • Người mua (và cả Người bán) được chuyển đổi HĐĐT sang Hóa đơn giấy để phục vụ việc lưu trữ chứng từ kế toán theo quy định của Luật Kế Toán, để phục vụ Thanh tra, kiểm tra của Cơ quan Thuế và không có giá trị pháp lý trong việc hạch toán, thanh toán.
  • Thực hiện chuyển đổi trên hệ thống trong mục “In Hóa đơn chuyển đổi”

3. GIẢI ĐÁP DÀNH CHO KHÁCH HÀNG TIẾP NHẬN HÓA ĐƠN (BÊN MUA HÀNG)

Nếu bên mua muốn nhận hóa đơn giấy thì phải làm thế nào?

Trong trường hợp Khách hàng của bên bán muốn nhận hóa đơn dưới dạng giấy thì bên bán có thể in hóa đơn chuyển đổi từ HĐĐT, ký tên, đóng dấu đỏ và gửi cho khách hàng (thỏa mãn điều kiện TT32/2011-BTC).

Làm sao để bên mua xác định được HĐĐT của bên bán có giả mạo hay không?

  • Bên mua có thể dựa vào các yếu tố:
  • Tra cứu thông báo phát hành HĐĐT của bên bán thông qua cổng thông tin điện tử của CQT.
  • Chữ ký trên HĐĐT là chữ ký điện tử

Cách tra cứu HĐĐT trên website tra cứu do bên bán cung cấp?

  • Truy cập website
  • Nhập tên đăng nhập, mật khẩu
  • Sau khi đăng nhập, bên mua có thể tra cứu HĐĐT
  • Nếu bên mua là đơn vị kế toán thì cần ký số vào hóa đơn (hoặc không cần ký số)
  • Tải HĐĐT về máy tính để lưu trữ, kê khai thuế (nếu có).

Cách thanh toán đối với HĐĐT có gì khác so với hóa đơn giấy?

  • Nguyên tắc chung: khi khách hàng thanh toán tiền sẽ nhận được hóa đơn
  • Khác: hóa đơn giấy nhận trực tiếp. HĐĐT nhận qua các phương tiện điện tử, Email, hoặc nhận trực tiếp bản thể hiện HĐĐT từ bên bán.
  • Có thể nhận HĐĐT trước hoặc ngay sau khi thanh toán (tùy vào sự thỏa thuận giữa hai bên).

Bên bán sử dụng HĐĐT, vậy bên mua cũng phải sử dụng HĐĐT?

  • Không cần.
  • Tùy vào điều kiện của doanh nghiệp mà sử dụng các hình thức hóa đơn như: đặt in, tự in và Hóa đơn điện tử

4. ĐỐI VỚI NGHĨA VỤ THỰC HIỆN BÁO CÁO CƠ QUAN THUẾ

Đơn vị xuất hóa đơn kê khai và nộp báo cáo thuế đối với hóa đơn có khác gì so với hóa đơn giấy hay không?

KHÔNG. Đơn vị kê khai và nộp báo cáo giống như thực hiện với hóa đơn giấy thông thường

Đơn vị mua nhận hóa đơn điện tử của đơn vị bán kê khai hóa đơn điện tử như thế nào?

Kê khai thông thường như đối với tất cả các loại hóa đơn khác

Đơn vị sử dụng 2 loại hóa đơn: Hóa đơn giấy và hóa đơn điện tử thì kê khai như thế nào?

  • Kê khai doanh thu và thuế như kê khai hóa đơn thông thường
  • Trong báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn: Thế hiện tình hình sử dụng thành 2 dòng cho 2 loại hóa đơn.
1800 5777 80